Dagsplan

Eg har møtt ein del personar som har for mykje å gjere. Som syns haugane med arbeidsoppgåver veks, arbeidsoppgåvene kjem fortare inn enn dei går ut.

For enkelte kan dette vere rett, enkelte har simpelthen for mykje som skal gjerast slik at det ikkje er mulig å få unna alt arbeidet. Dersom dette er problemet, så må det løysast på ein annen måte sammen med kollegaer og ledelse.

Enkelte har ikkje kontroll på arbeidsdagen sin slik at dei kan planlegge den. Arbeidsdagen kan vere kundestyrt, styrt av hendingar og situasjonar som oppstår i løpet av dagen. For enkelte er det å takle hendingar som oppstår faktisk sjølve jobben.

Men mange har ein arbeidssituasjon der dei kan ta grep sjølve for å sikre at ting vert gjort og for å snu utviklinga slik at det fer like mykje eller meir ferdigprodusert ut som det som kjem inn av nye oppgåver. Det kan brukast nokre svært enkle teknikkar. Skaff deg ei blokk, ei bok eller liknande og ein blyant. Start dagen med å skrive ei liste over tinga du skal gjere før dagen er omme. Dei fleste arbeider 8 timar. Ein halvtime av denne tida skal du ha pause. I tillegg til å skrive inn lunsjpausen, så kan du gjerne legge inn 2 eller 3 økter der du skal arbeide med e-post. Tenk også over om du har andre faste ting du må gjere, og tenk over om du har møte som du skal eller må vere med på.

Dersom du vil skrive meir enn 8 ting på lista di, så skal du bli mistenksam. Alt tar litt tid, og dersom du skal skrive meir enn 8 ting på lista di, så må du vite at kvar ting tek i gjennomsnitt mindre enn 1 time å gjere.

Det er viktig når du skriv lista at du forpliktar deg sjølv til å gjere lista ferdig i løpet av dagen. Derfor er det viktig at den ikkje har for mange punkt; du skal bli ferdig. Det er lett å "køyre på" med eit ekstra punkt neste dag dersom du ser at det går bra. Dette er omtrent som med trening, du kan antakelig auke "dosen" litt for kvar dag. Lag deg ein ny dagsplan neste morgon. Og morgonane deretter. Kanskje vil du etter kvart syns det er litt moro å legge til eit ekstra punkt på lista. Blir det eit punkt for mykje, så redusér. Du skal få mykje gjort, men det er viktig å vere realistisk med hensyn til kva du kan få gjort.

Det du skriv opp på lista di skal vere heilt konkret og vere ein aktivitet. Du skal kunne krysse av når dagen er omme "utført". Det er ikkje alle arbeidsoppgåver som er konkrete og fysiske, men tenk på kva du må gjere i dag, heilt konkret, for at du skal vere komen litt lenger i dag enn du var i går. Tenk framdrift og framover heile tida. Mange arbeidsoppgåver er store, omfattande og langvarige. Men det du rekk å gjere og skal gjere i dag er naturlig nok ganske lite, ganske kortvarig og konkret. Skriv ned det.

Når det blir kveld, gjerne i avrundingstimen før sengetid, så tar du deg 5 min til å skrive ned dei 3 tinga som du var mest fornøgd med at du fekk gjort i dag. Gled deg over det. Gjer det same neste kveld. Og kveldande deretter. Det vil hjelpe deg til å prioritere kva som skal stå på lista neste dag.

Etter 6-12 mnd går dette kanskje av seg sjølv. Du treng kanskje ikkje skrive det ned. Men hald på å skrive ned heilt til du er heilt sikker på at det går av seg sjølv. Eg kunne gitt deg malar, dataverktøy og fiffige måtar å gjere disse tinga på. Det går an å gjere, men ver heilt sikker på at du har grepet på det først. Du må ville det først. Så kan du vurdere om du treng noko datagreier.